Report Editor: een tabel maken

Tabellen zijn de simpelste manier om data te visualiseren. Elke combinatie van data-soorten is hier mogelijk. Dat betekent dat een visualisatie altijd mogelijk is, ongeacht welke, of hoeveel datavelden uit de linker kolom in de kolom- en rijenbalk worden gesleept. In onderstaande tabel ziet u een overzicht van applicaties en andere software met de bijbehorende financiële informatie. Ook zijn de objecten gefilterd op basis van een specifieke eigenschap. Deze tabel is zeer geschikt om te exporteren als Excel bestand en vanuit Excel verder te werken met de data, of om te gebruiken als controlemiddel. In dit rapport heeft u in één overzicht alle ingevulde waarden per object.

Stap 1

In het onderstaande voorbeeld zijn drie datavelden uit de “Fields” kolom naar de “Columns” balk gesleept. Per dataveld is nu een kolom in de tabel zichtbaar.

Stap 2

Ook het toevoegen van “Measures” aan de columns balk zorgt dat per Measures een kolom wordt weergegeven in de tabel. Dit is te zien in de volgende afbeelding, waarom twee Measures (paarse datavelden) zijn toegevoegd aan de columns balk.

Stap 3

In de tabel staan nu veel objecten gepresenteerd die niet relevant zijn. Om alleen financiële informatie weer te geven over Applicatie Pakketten, SaaS/Web Applicaties en Systeemsoftware kunt u een filter maken op ‘object type’. Dit doet u door in de Fields lijst met de rechtermuisknop op het betreffende field te klikken en ‘Create Filter’ te kiezen. Er verschijnt nu aan de rechterkant in het scherm een Filter. Rechts bovenin de Filter kunt u kiezen voor verschillende soorten filters. Voor deze tabel kiest u ‘is one of’. Vervolgens selecteert u slechts de Applicatie Pakketten, SaaS/Web Applicaties en Systeemsoftware. Om de Filter te activeren klikt u onderaan op ‘Apply’.

Stap 4

Wanneer een dataveld in de Groups balk wordt gesleept worden alle kolommen pèr item uit dat dataveld weergegeven. In het onderstaande voorbeeld wordt het dataveld “Object Type” in de Groups balk gesleept, en worden de kolommen die in de eerdere stappen zijn toegevoegd aan de tabel weergegeven per item uit het “Object Type” dataveld. Ook zijn er nog enkele Fields als kolommen toegevoegd die financiële data bevatten zoals contracteinddatums.

De tabel is nu af, maar geeft pas alle data weer wanneer de optie “Full Data” is gekozen in het drop-down veld met de rode rand (zie figuur hierboven). Dit veld staat standaard op “Sample Data”. Dat is de beste optie om te kiezen terwijl u bezig bent om de tabel vorm te geven, omdat daardoor niet bij elke aanpassing die u maakt, alle data opnieuw hoeft te worden geladen. Dit zorgt ervoor dat u snel en flexibel kunt vormgeven.