Het Proces publicatieportaal: algemene informatie

Note vooraf: Publicatieportaal is actief per vrijdag 17 mei 2019 

Het proces publicatieportaal biedt een overzicht van alle officieel* gepubliceerde BPMN processen. Zo heb je snel alle processen die binnen de organisatie zijn uitgewerkt in een mooi overzicht vanuit verschillende perspectieven. 
* Voordat je een proces in het publicatieportaal ziet, dien je hem officieel te maken. We leggen verderop uit hoe je dit doet. 

Vanuit verschillende perspectieven

Het proces publicatieportaal is de plek waar iedereen in de organisatie een gestructureerd overzicht kan vinden van de officieel gemodelleerde processen in de organisatie. 
Het portaal zal niet alleen de processen toegankelijker maken omdat alle informatie in één scherm staat, het maakt het ook mogelijk de processen te benaderen vanuit verschillende perspectieven. 
Er is een gebruikersperspectief, een proces perspectief, applicatieperspectief, informatieperspectief en een dataperspectief. Je kunt zo zelf kiezen waarvan je een BPMN proces wil zien. 

Procesperspectief 

In dit onderdeel van het portaal kun je op procesniveau iets opzoeken. Je ziet alle processen die uitgetekend zijn hier onder elkaar terugkomen. 

Gebruikersperspectief

Wil je het proces zien die vanuit een bepaalde gebruiker (actor) is getekend? Kijk dan onder 'gebruikersperspectief'. Alle processen vanuit de gebruiker/afdeling/medewerker (actor) kun je hier zien en geeft weer wat de betreffende gebruiker voor processen heeft. 



Applicatieperspectief 

Benieuwd naar de processen van de verschillende applicaties? dan kun je hier terecht. Per applicatie vind je de verschillende processen waarbij de betreffende applicatie betrokken is. 

Informatieperspectief 

Binnen je organisatie kun je informatiestromen hebben gedefinieerd. Deze vind je hier terug. Welk proces doorloopt de informatie precies? Hoe wordt het doorgegeven. Je kunt het hier vinden. 

Dataperspectief 

Je kunt vanuit het dataperspectief alle processen gericht op data terugvinden.  

Hoe maak ik een proces officieel?

Een BPMN proces dien je eerst officieel te maken, voordat je hem in het procespublicatieportaal aantreft. Hoe maak je een BPMN werkset officiëel?

- Zoek het procesobject op waarvoor je het BPMN proces hebt getekend. Je kunt ook de bijbehorende actor opzoeken. 
-  Klik op de rechtermuisknop op de BPMN werkset die je officiëel wilt maken 
- Status wijzigt naar 'officieel'. 
- Je vindt de plaat nu terug op het proces publicatieportaal
- Zie onderstaande schermprints

NB: Heeft een proces geen officiele platen? Dan zie je het proces wel in het overzicht, maar dan zie je dat (N/A) achter het proces staat, wat aangeeft dat dit proces geen officiëel BPMN proces heeft. 

Werksets, labels objecten zoeken/openen

Extra informatie bij de proces publicaties

Informatie die rechts in beeld verschijnt, rechts van het proces, is extra informatie horende bij een procesobject en overige BPMN objecten, zoals taken. 

Wat je daar ziet, kan een admin bepalen door de vragenlijsten die bij een object horen toe te staan. Je ziet hieronder een voorbeeld. 

- Ga naar vragenlijsten
- Kies de vragenlijst van je keuze 
- Vink 'zichtbaar maken in officiële werksets' aan. 
- Het vinkje staat standaard uit. Wil je dus dat de informatie uit een vragenlijst wordt getoond, kun je dat hier inregelen. 

 Let wel op de volgende zaken, die zijn essentieel voor een succesvolle zichtbaarheid:

- Nadat het vinkje is aangezet, zal een proces view nog een keer officieel gemaakt moeten worden om ervoor te zorgen dat de velden die je hebt aangevinkt, ook werkelijk meekomen in de publicatie! Dit heeft als reden dat hij dan weer de meest recente gegevens op kan halen. 

- Het vinkje werkt momenteel alleen bij velden die onderdeel uitmaken van een proces object en van alle velden die in een BPMN plaat kunnen worden gebruikt (taken).